TP08: PUNTOS ESTRATÉGICOS DE CONTROL

Puntos estratégicos de control.

La empresa "Lozra Thonez s.a." es una empresa de pequeño tamaño y de estructura familiar que se dedica a la producción de ropa interior. El dueño de la empresa al ver que sus ventas disminuían sensiblemente contrató, a sugerencia de su esposa, los servicios de una consultora, con la finalidad de determinar la causa del problema y encarar una solución adecuada.

Tomando como base este caso desarrolle los siguientes temas

1. Detalle los problemas encontrados desde el punto de vista de la:

a) Influencia.

b) Comunicación.

c) Control. Evalúe en qué medida y cómo se cumplen con las diez exigencias de un

Sistema de control adecuado.

2. Diseñe el organigrama que represente la estructura formal de la empresa y realice un

Diagnóstico de la situación informal.

3. Identifique los grupos existentes y las características de quienes los lideran, determinando si sus objetivos y actividades condicionan el funcionamiento futuro de la empresa.

Problemas posibles:

Problemas desde el punto de vista de la:

A).influencia…

La empresa Lozza Thonnez s.a. es una empresa de pequeño tamaño y de estructura familiar y amistosa:

~Zucena Frias de García es la gerente de administración y a su vez esposa del dueño gerente general José García.

~Sr. Frias es hijo de la señora azucena F. de García quien es además el gerente de producción.

~Sra. Frias tiene a cargo dos jefes que son amigos suyos desde la infancia.

Definitivamente existen problemas de influencia dados por las relaciones de amistad y los vínculos familiares que dieron forma a la empresa y son el pilar de su estructura. Los cargos designados en la organización están establecidos por estas relaciones y no por capacidades profesionales. Existe una resistencia al desplazamiento de cargos por temor a la ruptura de los vínculos amistosos.

B). Comunicación…

Hay problemas de comunicación entre las gerencias de producción y la comercial y una incomunicación global entre gerente general y los demás gerentes.

 Claramente se presentan, también, problemas en la comunicación dados por la falta de interrelación funcional horizontal y la ausencia de responsabilidad laboral. Además, la situación informal pone en manifiesto la preferencia de grupos y personas que hay dentro de la organización.

C).Control…

1. Los controles deben reflejar la naturaleza y las necesidades de la actividad. No hubo controles de presupuesto, análisis del punto de equilibrio, ni horas ni costos.

2. Los controles deben indicar rápidamente las desviaciones. No se cumpla ya que el gerente general no se enteró del exceso de pedidos, que llevo a la baja de ventas.

3. Los controles deben mirar hacia adelante. No se cumplen porque tendrían que haber previsto que pasaría si los clientes demandaran una cantidad mayor de productos.

4. Los controles deben señalar las excepciones en los puntos estrategicos.se cumple a medias ya que los ejecutivos no manejan desviaciones pequeñas pero tampoco le dan mucha importancia como al problema entre la producción y las ventas.

5. Los controles deben ser objetivos. Hay ciertas falencias ya que no se cumple toda la jornada laboral por tomarse tiempo para otras actividades como en este caso jugar un partido de futbol.

6. Los controles deben ser flexibles. Si hubiera flexibilidad en los planes para afrontar estos problemas se hubiera podido contrarrestar la situación.

7. Los controles deben reflejar el modelo de la organización. No se cumple porque los ejecutivos depositan la responsabilidad de las decisiones en los jefes de departamento.

8. Los controles deben ser económicos. Evidentemente el plan que se usó anteriormente fue obsoleto o ni siquiera se utilizó ya que se habla de una pequeña empresa familiar.

9. Los controles deben ser comprensibles. No se sabe la complejidad de los mismos ya que al parecer la información y los datos nunca llegaron a manos de los ejecutivos.

10. Los controles deben indicar una acción correctiva. No se cumple ya que no se detectó la falla, el responsable y que hacer.

El control interno aparece casi ausente en esta organización, provocando los problemas por los que atraviese. Se pueden analizar las diez exigencias de un sistema de control adecuado para reforzar lo anteriormente dicho: Los controles deben reflejar la naturaleza y las necesidades de la actividad. Deben existir técnicas de control que se adapten a las funciones y operaciones de cada sector de la actividad, ya que un sistema útil para un gerente seguramente será diferente a la de un capataz de taller. En esta organización, se nota una ausencia de control de actividad, ya que nadie está al tanto de la situación por la que atraviesa cada sector.

Los controles deben indicar rápidamente las desviaciones. La empresa debe detectar el error ni bien comienza o antes incluso. En este caso, se recurre a una consultora cuando el problema es de mayor magnitud.

Los controles deben mirar hacia adelante. Las desviaciones debe pronosticarse a tiempo, realizar un análisis potencial para estar preparado. Igual que en el caso anterior, la falla no se ha visto a tiempo.

Los controles deben señalar las excepciones en los puntos estratégicos. Un problema de selección estratégica estándar. Los gerentes deben indicar las desviaciones que resultan más problemáticas para así advertir de las posibles falencias de control.

Los controles deben ser objetivos. Cada empleado debe ser capaz de auto evaluarse y decidir si está haciendo un buen trabajo. Que el Sr. Frías juegue al fútbol en horario de trabajo indica que se aplica un control subjetivo en donde el desempeño de un empleado influye de forma poco precisa en los juicios sobre su comportamiento.

Los controles deben ser flexibles. Se debe contar con planes alternativos para los problemas potenciales. Este punto claramente no es tenido en cuenta por la empresa ya que deben contratar a una consultora.

Los controles deben reflejar el modelo de organización. Como la empresa está basada en relaciones informales, resulta complicado generar una idea mental y gráfica del modelo de la organización.

Los controles deben ser económicos. No se aplica ningún sistema de control en la empresa.

Los controles deben ser comprensibles. Igual que el caso anterior, no se aplica un control claro en la empresa.

Los controles deben indicar una acción correctiva. Claramente este punto no es considerado ya que no existe, dentro de la organización, un sistema adecuado que descubra las fallas, al responsable y como proceder.

Organigrama de la empresa:

De cada sector podemos distinguir y describir el comportamiento de cada uno de sus gerentes:

José García: Es el dueño de la empresa. No ha despedido a nadie ya que, más allá de conocer realmente la causa, tiene un cierto afecto por la empresa familiar que formó.

Azucena Frías de García: Posee una fuerte influencia en la empresa y sobre José García también. No entiende completamente cuál es el problema que están atravesando. Sospecha que el Sr. López no está trabajando adecuadamente. Cuenta, afirma ella, con excelentes jefes a cargo de diferentes departamentos. Quiere convencer a su esposo de echar al Sr. López.

Sr. López: Afirma que los clientes no pueden satisfacer sus necesidades porque hay más demanda que oferta. Le resulta complicado comunicarse con el Sr. Fría, el encargado de Producción, y con el Sr. García. Sabe que la Sra. Azucena cree que hay una falla en su gerencia.

Sr. Frías: Pierde tiempo de trabajo jugando al fútbol con sus compañeros. No está al tanto de la situación y no parece estar informando de la producción efectuada. Contrata amigos suyos como jefes de departamento. Cree que hay una falla en el área comercial.

Para finalizar, podemos notar el problema que hay de comunicación entre los integrantes de la organización. Entre el Sr. López y el Sr. Frías viene el problema central, que parece estar detenido  hasta que alguien pueda llegar y que resuelva metiéndose en el asunto. Para ello se deben aplicar medidas de control para que todos los sectores estén al tanto de las situaciones que vienen. Que pueden afectar a la empresa. Ese sería el primer paso a dar para resolver el problema. Posteriormente, medidas de control interno ayudarían a maximizar el potencial de la empresa dándole lo necesario para,  llevarla hacia adelante.

Grupos existentes y las características de quienes los lideran:

·         Gerencia comercial.

·         Gerencia de producción.

·         Gerencia general.

·         Gerencia de administración.

Gerencia general… Tener al mando este sector (sr. Garcia) es comprometerse con los objetivos de la empresa y demostrar un interés en esta, en cambio existen situaciones y relaciones familiares que se interponen en sus objetivos personales y sus decisiones cuando hay que liderar pudiendo comprometer a la empresa.

Gerente de administración… a cargo de la señora Azucena Frias de Garcia, quien según el diagnóstico sería la única que en su sector tiene al día las ordenes y actividades a realizar, pero de poco sirve ya que ella no está de acuerdo con el contacto del contador  externo contratado por su esposo y por no tener dialogo con él.

Gerencia de producción… El señor Frias, quien se encarga del sector de producción no esta al tanto o ignora los objetivos de la empresa. El responsable de este grupo no es limpio y prolijo en cuanto a los trabajos que debe realizar y lleva a cabo las actividades que le incumben. El mismo, tiene relación con la gerente de Administración ya que es su madre.

Gerencia comercial… Tanto en lo personal como en lo laboral esta sincronizado con los objetivos de la Org. Esto quiere decir que no tendrían que darse ni existir problemas al momento de realizar las tareas laborales, por lo tanto, se espera un buen y correcto funcionamiento del sector comercial. No obstante, esto no ocurre, ya que el Sr. Lopez dice no acostumbrar a tener diálogos frecuentes con sus jefes, por el gran número de tareas que realizan, y ante situaciones de decisiones y solución de los problemas dados en la producción, no puede comunicarse con el Gerente de Producción, quien no estaría recibiendo los mensajes y llamados.

Universidad De Lujan/ Lic. en sistemas de información.

Año de ingreso a la Universidad: 2019

Materia: Introducción a los sistemas de información.

Año y cuatrimestre de cursada: 2019; Primer cuatrimestre.

Integrantes del grupo:

Ortiz Correa Romina Sol.                 42.656.899                    romina.ortiz.correa000@gmail.com

Ponce de Leon Facundo Nicolas.      42.908.770                   faacuuponce2010@gmail.com

Cabrera Caren Claribel .                     43.383.797                   cabrera.c2001@gmail.com