TP05: ORGANIGRAMAS, CURSOGRAMA Y WORKFLOW
Organigrama:
Un Organigrama es un modelo que representa de manera
gráfica la estructura formal de la organización de una empresa.
Es una herramienta que ayuda a mostrar de una manera
simplificada la realidad compleja de una organización constituida por los
procesos de división del trabajo y de coordinación que se siguieron para
estructurar la organización.
Es muy fácil crear un organigrama, generalmente éste se
hace al mismo tiempo que nace una organización para dejar en claro los puestos
jerárquicos y la organización de la compañía, cuando se ha creado una
organización y no tiene un organigrama o cuando la organización está creada,
tiene ya su organigrama pero necesita cambios o reajustes.
Es importante que esta representación de la compañía se
mantenga actualizada, no puede ser algo estático.
Si al momento de diseñar el organigrama no se lo realiza
de forma fiel a la realidad, se podrían generar confusiones en cuanto a la toma
de decisiones en la organización, autorizaciones y cuestiones similares.
Ejemplo de organigrama:
Un
organigrama cumple dos funciones principales:
En primer lugar, es informativo, ya que a los nuevos
integrantes de la compañía les servirá o también a los más antiguos que hayan olvidado
alguna posición y necesitan recordar los diversos niveles y áreas jerárquicas.
Esto genera que el trabajador se ubique en la
organización y sepa, principalmente, quién es su jefe, a qué área pertenece,
qué naturaleza de trabajo tiene que hacer y principalmente saber cómo aporta su
trabajo de área hacia los objetivos de la organización.
En segundo lugar, es una herramienta para el análisis
organizacional, ya que como instrumento de análisis servirá para detectar
fallas en la estructura, ya que en un organigrama vemos claramente cada unidad
o departamento y la relación con
otras unidades. Siendo así, si algo está funcionando mal podemos estudiar el
gráfico para entender y de este modo solucionar una situación.
Tipos
de organigrama:
Existen varios tipos de organigrama. Desde los más
tradicionales a los menos utilizados, pueden adecuarse a la estructura
organizacional de acuerdo al modelo que se adapte más a una empresa.
*Organigramas
analíticos: Son
específicos, brindan información detallada y pueden servir de complemento para
otras fuentes de información.
*Organigramas
generales: Este
tipo de organigrama muestra solo las unidades de mayor importancia, se los
denomina con ese nombre por ser los más comunes.
*Organigramas
suplementarios: Son
aquellos que se usan para analizar un departamento en particular y sirven como
complemento de los del primer tipo.
*Organigrama
vertical: Es
el organigrama clásico, uno de los más utilizados en las empresas. Representa
claramente la estructura jerárquica. O sea, el presidente arriba, seguido por
los directores, gerentes, y así sucesivamente.
*Organigrama
horizontal: Es
semejante al organigrama vertical, con la diferencia de que los cargos no
aparecen uno sobre otro, pero sí distribuidos de lado a lado. Tiene como
objetivo reducir el impacto que causa la distribución vertical. Con los cargos
distribuidos horizontalmente, disminuye el riesgo de que el empleado sienta que
su función tiene menos importancia dentro de la empresa.
*Organigrama
circular: Es
utilizado para mostrar el sistema de grandes empresas. En el centro del
círculo, se ubica la máxima autoridad, y a partir de él los otros cargos de
adentro hacia afuera conforme a la jerarquía.
*Organigrama
radial: Es
similar al organigrama circular, pero con la diferencia de que la jerarquía no
es lo más importante. El objetivo principal es resaltar la importancia del
trabajo en equipo para el buen funcionamiento de la organización. También se
utiliza en grandes empresas. Tanto el radial como el circular se utilizan en
organizaciones sin ánimo de lucro.
Importancia
de un organigrama en una empresa
Al planificar la comunicación interna y el flujo de
trabajo, estructurar un organigrama es fundamental para agilizar los procesos.
El organigrama tiene como objetivo presentar, de forma
clara, objetiva y directa, la estructura jerárquica de la empresa. Desde el
presidente, pasando por los directores, gerentes y empleados, todos los cargos
y funciones están ahí. Ayuda a la división interna, pero también contribuye a agilizar
procesos y reducir barreras entre la empresa y agentes externos, como
proveedores y socios.
Al establecer la estructura organizacional de la empresa
y hacerla visible a todos los cargos (desde los directores hasta los empleados)
la empresa conquista ventajas importantes respecto a la organización interna.
Una de estas es una mejor visualización de los cargos
ocupados por cada uno, permitiendo que se sepa a quién está conectado
jerárquicamente el empleador. Utilizado de manera estratégica, puede facilitar
los procesos dentro de la empresa.
Cursograma:
Los cursogramas son una herramienta que permite
visualizar de forma gráfica los procedimientos de la empresa y detectar con
facilidad cualquier error, repetición o demora innecesaria (por ejemplo, materiales
que se compran sin controlar el stock existente, falta de alertas de cobro o
pago, documentos inútiles).
El describir los procesos de la empresa, en un
cursograma, tal como son en la actualidad, ayudará a descubrir y corregir
ineficiencias.
Existen normas formales para su presentación en proyectos
oficiales, pero para construir un cursograma de uso interno o planear un
proceso, solo hace falta tener en cuenta los símbolos que representan las
distintas acciones:
*El círculo representa una acción en general (emitir una
factura, llamar, entregar un producto, etc.).
*El cuadrado indica una acción de control (autorización de
gasto, cotejo de remitos, calidad, etc.).
*El semióvalo representa una demora en el proceso.
*El triángulo es un archivo definitivo.
*El triángulo invertido señala un archivo transitorio.
*El rombo representa una alternativa de acción.
*El rectángulo con base ondulada es un documento (remito,
factura, etc.).
La flecha une los símbolos e indica el traslado de un
documento, un producto o simplemente el curso de la acción.
También hay que tener en cuenta que un cursograma se
construye siempre de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. La hoja puede
separarse en columnas en las que se ubican los distintos participantes del
circuito, para que quede claro quién es responsable por cada tarea.
Usos:
• Evitar la
anarquía, que cada uno haga lo que quiera.
• Sirven de
base para futuros controles y evaluación de procedimientos.
• Para dar un
orden racional a los procesos.
• Verticales: Desde el dibujo, se
desarrolla dentro de una única columna, donde las distintas partes que
intervienen no están individualizados. Contiene texto explicativo al costado.
• Horizontales: Se desarrollan en
forma amplia con varias columnas, donde cada una es un sector. No requiere
narrativos.
Pautas
para diagramar:
• Simbología
previamente definida
• Diagramación
en cascada, general se comienza en el borde izquierdo superior
• Si continúan
en otro cursograma o página se utiliza conector
• Se debe indicar
de cada comprobante le números de copias y el destina de cada una
• Cada proceso
debe llevar un número
• Los sectores
externos no se grafican
• Evitar los
narrativos
• Información
que brindan
Los
cursogramas permiten conocer:
• Unidades
funcionales: Son todas las unidades tanto de la organización como fuera de
ella que participan en el procedimiento.
• Las
operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los
procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia de los controles.
• Formularios y
soportes de información involucrados en el procedimiento: cuántos formularios
se emiten cada vez, cómo se distribuyen y hacia dónde se dirigen.
• Distintos
cursos de acción posible dentro del procedimiento.
• Cómo se
ordenan los archivos y de qué tipo son.
Normas
IRAM: Para graficar los cursogramas vamos a tener en cuenta
las normas dictadas por el Instituto Argentino de Normalización y Certificación
(en sus comienzos Instituto Argentino de
Racionalización de Materiales) referidas a cursogramas.
Las
normas son:
a) Norma 34501 – Símbolos para la representación gráfica:
se refiere a la simbología a utilizar en
los cursogramas
b) Norma 34502 – Técnicas para la representación gráfica:
se refiere a las técnicas de diagramación
c) Norma 34503 – Lineamientos generales para el diseño de
los formularios para la representación gráfica: se refiere a los formularios
utilizados para dibujar los cursogramas
Norma
IRAM 34503:
Esta norma establece los lineamientos generales para
diseñar los formularios en los que se representaran los cursogramas. Formato de
formularios
Los formatos de los formularios pueden ser alguno de los
siguientes:
• IRAM A4 de 210 mm x 297 mm
• IRAM A3 de 297 mm x 420 mm
• IRAM 3A4 de 297 mm x 630 mm
• IRAM 4A4 de 297 mm x 840 mm
• Las hojas
pueden utilizarse en sentido vertical o apaisado, prefiriéndose el sentido
vertical para el formato A4 y apaisado
para el resto de los formatos.
Norma
IRAM 34502:
Esta norma establece las técnicas a utilizar en la
representación gráfica de procedimientos administrativos.
Workflow:
Workflow o también llamado flujo de trabajo consiste en
el estudio de aspectos operacionales de una actividad de trabajo esto sería
como se realizan y estructuran las tareas, cuál es su orden correlativo, como
están sincronizadas, como fluye la información y como se hace su seguimiento.
Sirve para cualquier empresa que pueda llevar a cabo
todos sus procesos de forma rápida y ordenada. Dentro del Marketing el terreno
que nos ocupa permite arrojar respuestas y desencadenar acciones concretas para
diferentes usuarios. Asi aumenta la tasa de conversiones y augura mayor
generación de leads que acaben siendo clientes ya que permite arrojar
respuestas personales y enfocadas en diferentes intereses de cada miembro de la
audiencia. Se plantea un análisis de los datos de los consumidos y aprovecha
para aumentar los beneficios, genera buenas sensaciones en el público, al
mostrar el interés de las firmas por darles lo que les interesan o necesitan.
Como positivo se pueden crear acciones simples y acciones
con un nivel más avanzado.
Tipos
de Workflow:
Dentro de los sistemas de flujo de trabajo se puede
establecer una categorización que nos dejaría tres tipos de workflow:
Workflow
Ad Hoc: aquí las reglas y normas del sistema pueden
ser creadas y modificadas durante el proceso de trabajo.
Workflow
de producción: en este caso, la dirección del flujo de
trabajo es más o menos fija y corresponde a acciones dentro de la empresa
preestablecidas y conocidas por todos.
Workflow
administrativo: este es un flujo de trabajo que se encuentra
en medio del workflow ad hoc y el de producción. ¿Por qué? Esto es debido a que
engloba actividades sin estructura definida, previsibles, repetitivas y basadas
en reglas de ejecución bastante sencillas.
Objetivos
de Workflow
Esta automatización informática y esta organización han
sido desarrolladas en base al cumplimiento de una serie de objetivos, tales
como:
*Mejorar las comunicaciones dentro de la empresa
haciéndolas más sencillas, más ágiles y mucho más seguras.
*La creación corporativa de trabajos se ve
considerablemente optimizada.
*Realizar una división del trabajo más clara y
comprensible por parte de todos los departamentos de la empresa. Así se
consigue la realización de tareas mucho más efectivas.
*Ahorrar tiempo y mejorar la productividad del negocio.
*Mejorar la atención y servicio al cliente.
*Integrar la totalidad de los procesos empresariales.
*Optimizar la circulación de la información.
*Mejorar el proceso interno de toma de decisiones.
*Lograr un sentimiento de pertenencia al grupo. Los
empleados de una empresa se sienten gracias al workflow mucho más reconocidos y
valorados.
Workflow
se relaciona con: La automatización de los procedimientos
donde los documentos, la información o tareas son pasadas entre los
participantes del sistema de acuerdo a un conjunto de reglas previamente
establecidas. Es un conjunto de métodos y tecnologías que nos ofrece la
facilidad de modelar y gestionar diversos procesos que ocurren dentro de una
empresa, se reacciona tan rápido como sea posible.
Como
crear un flujo de trabajo a partir de una plantilla de flujo de trabajo:
1)Elija el icono
escriba flujos de trabajo y luego elija el enlace
relacionado
escriba flujos de trabajo y luego elija el enlace
relacionado
2) seleccione la acción crear flujo de trabajo desde una
plantilla. Se abre la página plantillas de flujo de trabajo
3) seleccione una plantilla de flujo de trabajo y haga
click en el botón aceptar
4) empiece a crear el flujo de trabajo modificando los
pasos del flujo de trabajo o agregando nuevos pasos
Importancia
de Workflow en una Organización:
Esta herramienta de gestión, permite entonces la
automatización de las actividades que componen un negocio, mediante un flujo de
información que define las tareas y sus encargados, el tiempo dado para la
ejecución, las reglas preestablecidas y el control del proceso en su conjunto.
Glosario:
*Leads:
Palabra habitual en equipos de venta y marketing para referirse a una persona
que nos ha facilitado sus datos de contacto.
*Tasa de
conversión: Es producto de la relación establecida entre los visitantes que
se implemente visitan una página web y los que además de visitarla convierten
en ella a través de una acción, para cualquier empresa.
*Augura:
Predecir un acontecimiento futuro.
Universidad
De Lujan/ Lic. En sistemas de información.
Año
de ingreso a la Universidad: 2019
Materia:
Introducción a los sistemas de información.
Año
y cuatrimestre de cursada: 2019; Primer cuatrimestre.
Integrantes
del grupo:
Ortiz Correa Romina Sol. 42.656.899
romina.ortiz.correa000@gmail.com
Ponce de León Facundo Nicolás. 42.908.770
Cabrera Caren Claribel 43.383.797 cabrera.c2001@gmail.com
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